Schlagwort: Online-Event

Corona hat heuer viele Termine der Marketinggesellschaft verändert oder gar unmöglich gemacht. Das gilt auch für unsere Generalversammlung, die nach 2 Jahren wieder fällig ist.

Dazu haben wir zu Ihrer Information alle relevanten Informationen für sie zusammengefasst.

Mitgliederversammlungen können angesichts der COVID-19 Maßnahmen bis 31.12.2020 virtuell abgehalten werden, auch wenn sich dazu keine Regelung in den Statuten befindet. Die Rechtsgrundlage dazu ist die Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung vom 8.4.2020 und die begleitenden Erläuterungen des Justizministeriums dazu. 

Eine Versammlung, an der mehr als 50 Personen teilnahmeberechtigt sind, kann bis zum Jahresende 2021 verschoben werden.  Dabei kommt es nicht darauf an, ob im Regelfall ohnehin nur weniger Teilnahmeberechtigte zur Versammlung erscheinen, sondern wie viele Personen tatsächlich die Berechtigung zur Teilnahme (mit oder ohne Stimmrecht) haben.

Dennoch werden wir unsere Generalversammlung inklusive Wahl des neuen Vorstands noch vor Weihnachten umsetzen.

Sonderbestimmungen für virtuelle Generalversammlungen von Vereinen (an denen mehr als 30 Personen teilnahmeberechtigt sind): 

• Wenn die Generalversammlung eines Vereins virtuell durchgeführt wird, müssen die Mitglieder dem Verlauf der Versammlung folgen können. Um Wortmeldungen abzugeben und an der Abstimmung teilzunehmen können jedoch Sonderregelungen beschlossen werden:
  • Für die Abgabe von Wortmeldungen (Fragen und Beschlussanträge) können während der Versammlung zeitliche Beschränkungen festgelegt werden. 
  • Für Abstimmungen bzw. Beschlussfassungen, die gemäß Statuten durch die Generalversammlung zu erfolgen müssen, kann – wenn dies virtuell nicht möglich oder zweckmäßig ist – der Vorstand beschließen, dass dies schriftlich erfolgt, auch wenn dies in den Statuten nicht vorgesehen ist: 
    • Im Fall schriftliche geplanter Abstimmungen gelten dieselben Vorschriften wie für die Einladung zur Generalversammlung (z.B. fristgerechte Bekanntgabe, dass eine schriftliche Abstimmung geplant ist). 
    • Im Fall schriftlicher Beschlussanträge sind diese allen Mitgliedern bekannt zu machen. Die Mitglieder müssen die Gelegenheit haben, binnen 72 Stunden vor der Abstimmung dazu schriftlich Stellung zu nehmen und Fragen zu stellen. Die Fragen sind unverzüglich zu beantworten und zusammen mit den Antworten in gleicher Weise bekannt zu machen wie die schriftliche Abstimmung. 
  • Für die Abstimmung selbst sind zwei Optionen möglich: 
    • Der Abstimmungstext ist den Mitgliedern zusammen mit einem Stimmzettel zur Verfügung zu stellen, den sie ausgefüllt mit ihrem Namen und dem Abstimmungswunsch spätestens am Tag der Abstimmung zur Post geben oder im Briefkasten des Vereins abgeben können, um wirksam von ihrem Stimmrecht Gebrauch zu machen.
      • Wir werden einen solchen Stimmzettel auf der Webseite zum Download zur Verfügung stellen und zeitgerecht auf diesen im Newsletter hinweisen.
    • Abstimmungen können in elektronischer Form erfolgen, sofern die Identität der Mitglieder zweifelsfrei festgestellt werden kann.
  • Wir planen die Abstimmung in elektronischer Form durchzuführen.
• Wir werden zur die gesamte Veranstaltung entsprechenden vollständigen Dokumentation aufzeichnen.
• Virtuelle Versammlungen sind grundsätzlich als Videokonferenz durchzuführen, bei der sich alle Teilnehmer*innen zu Wort melden und an Abstimmungen teilnehmen können.
  • Da es vorkommen kann, dass manche Teilnehmer*innen nicht über die Voraussetzungen für die Teilnahme an einer Videokonferenz verfügen (z.B. schlechtes Internet oder die erforderlichen technischen Hilfsmittel fehlen) bzw. diese nicht verwenden oder wollen, reicht es aus, wenn diese Personen rein akustisch (z.B. via Telefon) teilnehmen.
  •  Jedoch darf maximal die Hälfte der Teilnehmer*innen nur akustisch an virtuellen Versammlungen teilnehmen. Auch bloß akustisch Zugeschaltene gelten aber in jeder Hinsicht als Teilnehmende, daher sind sie z.B. auch bei der Feststellung eines allfälligen Präsenzquorums mitzuzählen. 

Grundsätzliches zu virtuellen Generalversammlungen in Zeiten von Corona

• Es gelten auch für virtuelle Versammlungen dieselben in den Statuten definierten Voraussetzungen zur Einberufung von Sitzungen/ Versammlungen. 
• Die Entscheidung über Einberufung der virtuellen Sitzung/ Versammlung und (NEU) welche Technologie dabei verwendet wird, obliegt jenem Organ, das in den Statuten dafür vorgesehen ist, in der Regel wird dies der Vorstand / das Leitungsorgan sein. 
  • In unserem Fall planen wir die Veranstaltung mit Zoom https://zoom.us/ durchzuführen.
• Die in den Statuten definierten Fristenläufe gelten auch für virtuelle Versammlungen.
  • Dies gilt auch für weitere in den Statuten vorgesehen Bestimmungen, etwa Fristen zur Bekanntgabe der Tagesordnung, etc..
• Zusätzlich muss die Einladung Informationen darüber enthalten, welche organisatorischen (z.B. vorherige Anmeldung) und technischen Voraussetzungen (z.B. notwendige technische Ausstattung) für die Teilnahme an der virtuellen Versammlung bestehen. 
  • Wir werden dazu zeitgerecht eine Einladung per Newsletter versenden
• Virtuelle Versammlungen sind grundsätzlich analog zu Versammlungen im „Realraum“ durchzuführen, mit folgenden Zusatzbestimmungen: 
  • Bestehen Zweifel an der Identität von Teilnehmer*innen, sind geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Identität zu überprüfen (z.B. durch die Bitte, einen Lichtbildausweis vor die Kamera zu halten)
    • Bitte halten Sie dazu einen Lichtbildausweis bereit.
• Bezüglich technischen Problemen (z.B. Verbindungsproblem) ist klargestellt, dass der Verein grundsätzlich nur für die eigene „technische Sphäre“ verantwortlich ist, das betrifft vor allem das gültige Zustandekommen von Beschlüssen. 
  • Bei einer überschaubaren Anzahl von Teilnehmern ist der Verein jedoch angehalten, erkennbare Verbindungsproblemen auch bloß einzelner Teilnehmender zum Anlass zu nehmen, die virtuelle Versammlung zu unterbrechen um diesen Teilnehmenden einen neuerlichen Verbindungsaufbau zu ermöglichen.